Način na koji se transakcija bilježi u Glavnoj knjizi (GL) ovisi o prirodi transakcije. Dospjeli (AP) bilježi se u pod-knjizi AP-a kada se odobrava faktura za transakcije u kojima tvrtka mora platiti novac dobavljačima za usluge kupnje ili robe. S druge strane, Potraživanja (AR) bilježi bilo koji novac koji tvrtka duguje zbog prodaje svojih roba ili usluga. Na tvrtku
Obveze prema dobavljačima evidentiraju se kada je fakturi odobreno plaćanje. Mnoge tvrtke koriste "segregaciju dužnosti", tj. Osiguravajući da niti jedan zaposlenik ne može odobriti plaćanje sam, kako bi se spriječilo pronevjere.
Za većinu poduzeća potraživanje uključuje stvaranje računa koji se dostavlja kupcu. Tada kupac mora platiti račun unutar uvjeta plaćanja, obično u roku od 30 dana.
Obrtni kapital (WC) predstavlja operativnu likvidnost poslovanja. Neto obrtni kapital je razlika između tekuće imovine i kratkoročnih obveza. Za tvrtke je važno imati zdrav, pozitivan neto obrtni kapital. To se postiže, između ostalih tehnika, promišljenim upravljanjem dugovanja i potraživanja.
Potraživanja od kupaca analiziraju se prosječnim brojem dana za naplatu plaćanja (zvanim Dani otvorene prodaje ili DSO), a dugovanja se analiziraju prosječnim brojem dana potrebnim za plaćanje računa (Dani isplate dospijeća ili DPO).
gdje je COGS cijena prodane robe, a COGS / dan je dnevni prosjek kupovine.
DSO kraći od 45 dana općenito se smatra zdravim.
Obrtni kapital se može povećati smanjenjem DSO-a ili povećanjem DPO-a, tj. Bržim prikupljanjem plaćanja od kupaca i odgađanjem plaćanja dobavljačima. Međutim, uvijek postoji poslovna kompromisa, jer bi odlaganje plaćanja dobavljačima moglo narušiti ugled tvrtke, a moglo bi dovesti i do propuštanja ranih popusta za plaćanje. Slično tome, kupci mogu biti spremniji ponuditi poslovanje ako tvrtka nije previše stroga u pogledu plaćanja na vrijeme.
Potraživanja se mogu koristiti kao osiguranje pri dobivanju zajma. Također se mogu prodavati na tržištima kapitala.