Razlika između strukture raščlambe na radu (WBS) i strukture raščlambe resursa (RBS)

Struktura prekida rada važan je rezultat svakog projekta. Kroz WBS, voditelj projekata je u dobroj poziciji da kategorizira posao koji tim mora obaviti u male dijelove kojima se lako upravlja, dok se RBS smatra važnim dijelom učinkovitosti kada je riječ o upravljanju projektima. Kroz RBS, voditelj projekta je u mogućnosti sastaviti popis resursa potrebnih za izvršenje zadanog zadatka hijerarhijskim redoslijedom.

Po čemu se RBS razlikuje od WBS-a

WBS je vizualni prikaz cjelokupnog opsega posla koji treba obaviti, raščlanjenog na manje segmente koje svaki član projektnog tima može razumjeti. To je zato što sa svakom od nivoa završetka postoje definicije i detalji relevantni za tu fazu. Naprotiv, RBS se može raščlaniti na geografske resurse ili organizacijske resurse. Neki od ostalih alata koji su potrebni za ispravan i učinkovit RBS uključuju procjenu resursa, kalendar resursa i popise aktivnosti.

Razlog za to je taj što kad upravljate bilo kojim projektom, za dovršenje projekta morat ćete raditi s različitim komponentama projekta i resursima projekta. Dobar primjer su članovi vašeg projektnog tima.

Morate biti sigurni da su produktivni i strateški spremni tijekom života projekta koji poduzimate.

Evo, u slučaju da planirate smisliti WBS koji je učinkovit, evo nekoliko važnih smjernica koje će vam pomoći da to vidite:

• Projekt / konačni rezultat je uvijek na najvišoj razini
• Ne morate uvijek definirati sve elemente na istoj razini
• Radne skupine ne bi trebale duže od 10 dana
• Svaka radna skupina mora biti neovisna
• U radnim skupinama ne smije biti dupliranja kroz strukturu

Slijedi jednostavan prikaz segmenta WBS-a za izgradnju kuće:

Gradnja kuće

                                              Temelj                     Vanjska unutrašnjost

Završetak                         24% 45% 30%

budžet                               50.000 $ 86.000 $ 72.000

Prikazuje različite dijelove projekta koji se trebaju provesti i pruža više informacija o proračunu potrebnom za njih i stupnju dovršenosti.

WBS je stoga mapa / kontura određenog projekta. Glavni je projekt ključan za isporuku u WBS-u, a odatle se raščlanjuje na manje podkategorije, a svaka ima specifičnosti načina isporuke..

S druge strane, govoreći o RBS-u, morate znati da on funkcionira pomoću nekih važnih alata. Upućeni su rukovoditelji projekata da koriste ili izvršavaju učinkovit RBS pomoću ovih alata. To su sljedeće:

• Popis aktivnosti

Ovo je popis svih aktivnosti koje su ključne za završetak projekta. Voditelj projekta ne treba samo popis, oni trebaju dobiti što je moguće moguće više informacija o tim popisima. Te će informacije također uključivati ​​izvore koje troše navedene aktivnosti.

• Procjena resursa

Za svaku aktivnost koja se izvodi na produktivan, učinkovit i što je još važnije, ekonomičan način, voditelj projekta mora procijeniti količinu, vrstu i raznolikost resursa koji su potrebni.

Ako su ove procjene izobličene, možda je nemoguće postići ciljeve projekta ili bi projekt u cjelini mogao propasti.

• Kalendar resursa

Kalendar resursa govori o dostupnosti resursa tijekom vremena. Voditelj projekta trebat će popis svih resursa koji su potrebni za dovršetak projekta.

Ti se resursi također moraju navesti na temelju njihove dugoročne dostupnosti. Ove su informacije važne da voditelj projekta utvrdi da li će potrebna sredstva biti dostupna u određeno vrijeme, tako da projekt ne zastaje.

Trenutačno je RBS sve važniji, a softver za upravljanje projektima uključuje ga u svoju strukturu. Ako koristite bilo koji program za upravljanje projektima, možete se prijaviti i provjeriti dostupnost potrebnih resursa i još važnije kako su klasificirani..

To općenito pomaže organizaciji u smislu da su voditelji projekata u mogućnosti pregledati puno detalja iz jednostavne baze podataka, o svim resursima koji se koriste.

Važnost WBS-a u odnosu na fokus RBS-a

Nekoliko je ključnih prednosti koje voditelj projekta i projektni tim mogu proizaći iz WBS-a, osim organiziranja i definiranja rada potrebnog za dovršetak projekta. Putem WBS-a lakše je dodijeliti proračun iz najviših razina strukture. Nakon što je to učinjeno, proračuni za svaki odjel mogu se strukturirati na temelju podataka u WBS-u.

Procjene troškova i vremena obično se daju za svaki odjeljak WBS-a. Na taj način lakše je izraditi raspored i odgovarajući proračun za cijeli projekt.

Putem WBS-a lakše je pratiti uspješnost pojedinih sektora projekata. Voditelj projekta je u dobroj situaciji da ispriča troškove izvedbe projekta, identificira problematična područja i što je još važnije ključna pitanja u organizaciji projekta. Suprotno tome, u RBS-u je ključan naglasak na hijerarhijskom popisu resursa. Morate navesti sve resurse, bez obzira na to jesu li značajni ili čak i ako vam se čine, suvišni su. Svaka od razina projekta trebati će određeni broj resursa. Oni se moraju navesti prema njihovoj važnosti za postizanje svake razine i na kraju dovršetak cijelog projekta.

Navedeni resursi tada se dijele na manje kategorije vrste resursa koji se nalaze u cilju upravljanja projektima u klasifikaciji. Razvrstavanje će se zapravo nastaviti dalje u različite podgrupe sve dok se svaka vrsta resursa ne grupira u jedinstvene cjeline koje je lakše identificirati i upravljati njima..

Prednosti WBS-a u odnosu na RBS

Jedna od prednosti WBS-a je što pomaže voditelju projekta da utvrdi sve potencijalne rizike koje projekt može imati. U slučaju da postoji neka grana projekta koja nije jasno definirana, ona postaje područje rizika koje je potrebno riješiti. Trebalo bi pravilno pratiti takve rizike i pružiti pažljiv pregled kako projekt prolazi.

U slučaju da se čini da projekt zaostaje u predviđenom roku, voditelju projekta je lakše uputiti se u WBS i identificirati područja koja se bore te donijeti odgovarajuću odluku za preokretom. Suprotno tome, neposredna korist RBS-a, posebno raspodjela resursa na podgrupe, je olakšavanje rada centara za upravljanje. Nadzor postaje mnogo lakši i štedi se puno vremena u procesu.

Supervizori mogu pratiti svaku skupinu resursa dok nastavljaju s projektom. Lakše je ubrzati određene razine projekta, a ne oslanjati se na druge, raspoređujući prave resurse za njihov završetak. Stoga se neki projekti mogu lako okončati prije postavljenog roka, posebno ako završetak različitih razina projekta nije ovisan o ovisnosti.

Uz dobar plan RBS-a, Uprava je također u dobrom položaju za dobru sliku ukupnog broja resursa koji su dostupni za svaki od timova koji sudjeluju. Osim razumijevanja dostupnih resursa, oni također mogu upravljati načinom na koji će se resursi koristiti.

Uspoređujući gornje podatke, preporučljivo je dodijeliti boje različitim podvodnim proizvodima u WBS-u. Ovo je važno za dobivanje toplotne karte napretka cijelog projekta. Također će biti lakše privući pažnju menadžmenta na cjelovita projektna područja i na ona koja nedostaju.

WBS, ako se njime pravilno postupa, dobar je način za povećanje produktivnosti timova koji rade na projektu i vidjeti projekt završen na vrijeme. Voditelj projekta može prepoznati potrebne vještine koje će im omogućiti pravovremeno dovršenje projekta, ali kad je u pitanju RBS, moramo razumjeti njegove vrste. Uobičajeni tip RBS-a je organizacijski RBS. Već uspostavljeni hijerarhijski organizacijski sustavi pomažu u stvaranju ovog RBS-a. Resursi u organizacijskom RBS-u obično se raspodjeljuju na temelju potreba svakog organizacijskog odjela i radne skupine. To su kategorije koje je organizacija definirala i postavila.

Geografski RBS u većini je slučajeva nekonvencionalan. Glavna briga zemljopisnog RBS-a je raspodjela i / ili lokacija dotičnih resursa i kako se oni raspoređuju na različitim lokacijama, ovisno o potrebama organizacije.

Sažetak

Zaključno, i WBS i RBS ključni su za uspješan završetak projekta i učinkovitost odgovarajućih projektnih timova. Slijede ključne točke koje definiraju bilo koju strukturu.

Struktura prekida rada	Struktura raspodjele resursa
o Grupirajte rad u kategorije	o Grupirajte resurse u kategorije
o Pomaže u nadzoru napretka projekta	o Pomaže u nadzoru nad korištenjem resursa
o Projektne skupine moraju biti neovisne	o Grupe resursa mogu ovisiti jedna o drugoj
o Naglasak na vremenskoj traci projekta	o Naglasak na raspodjeli resursa