Formalna skupina se formira kad se ljudi okupe kako bi postigli određene ciljeve. Službena skupina ima određene strukture i uloge u kojima su definirane odgovornosti članova grupe.
Aktivnosti koje provodi formalna skupina imaju određene smjernice kojih se članovi grupe trebaju pridržavati i slijediti kako bi se osigurala dobra koordinacija.
Neke od uobičajenih formalnih grupa koje postoje u organizaciji ili zajednici uključuju škole, crkvu, bolnice, vladu i civilne organizacije.
Neformalna skupina formira se kada se dvoje ili više ljudi okupe kako bi izvršili određeni zadatak koji je uglavnom društveno usmjeren. Glavna ideja koja stoji iza uspostavljanja neformalne skupine jest zadovoljenje osobnih i psiholoških potreba.
Neformalne grupe nisu podvrgnute nikakvim pravilima i propisima u društvu, a članovi ove grupe rado pripadaju ovoj grupi. Ne postoje izričite smjernice koje reguliraju rad neformalne grupe.
Jedna od glavnih razlika između formalne i neformalne skupine je proces kroz koji se neke grupe formiraju.
Menadžment tvrtke radi postizanja konkretnih zadataka namjerno formira formalne grupe. To znači da neka pravila i propisi usmjeravaju formiranje formalne skupine. Ne možete napustiti grupu bez autoriteta.
S druge strane, neformalnu skupinu dobrovoljno formiraju članovi koji se okupljaju kako bi zadovoljili svoje osobne i psihološke potrebe. Neko se može pridružiti i napustiti grupu kad odluči.
Strukture formalne skupine definirane su tamo gdje se komunicira hijerarhija i protok informacija od jednog člana grupe do drugog člana. To znači da postoji naredbeni lanac kroz koji se daju upute.
Većinu vremena neformalna skupina nema strukture, ali kada ona postoji uglavnom nije definirana. To znači da ne postoji zapovjedni lanac i protok informacija iz jednog člana u drugi.
Uz to, komunikacija u formalnoj grupi teče odozdo prema gore dok se razgovor u neformalnoj grupi kreće bočno bez definiranog puta.
U formalnoj skupini odnos je među članovima profesionalan jer je grupa stvorena kako bi postigla određeni zadatak ili cilj koji kontrolira uprava organizacije. Nadalje, profesionalni odnos među članovima uzrokuje činjenica da su neki članovi stariji u organizaciji.
U neformalnoj grupi odnos među članovima je osoban. Pripadnici neformalne skupine međusobno se poznaju na osobnoj razini, čime se njihov odnos vodi osobnim aspektima. Uz to, u skupini ne postoji seniorski položaj, što znači da bilo koji član može preuzeti vodeću poziciju.
Formalne skupine obično su velike jer se formiraju s ciljem da osiguraju postizanje ciljeva koji mjere uspjeh tvrtke. Članovi formalne skupine imaju vještine i kompetencije za rukovanje službenim aktivnostima u ime tvrtke.
Neformalne su skupine razmjerno male jer ih formiraju bliski prijatelji ili ljudi koji se poznaju na osobnoj razini. To čini izazovno okupljanje mnogih članova, jer se ne znaju sve osobe u organizaciji na osobnoj razini.
Formalne skupine obično su stabilne i vjerojatno će postojati dugo vrijeme. Uz to, zadatak dodijeljen formalnoj grupi može dugo trajati, zbog čega formalna skupina postoji sve dok se dodijeljeni zadatak ne završi.
Neformalne grupe nisu stabilne jer su upravljane osjećajima između članova. U slučaju da osjećaji između članova postanu nestabilni, grupa će se vjerojatno raspasti.
Za razliku od formalnih skupina, čije postojanje je određeno prirodom aktivnosti, duljina života neformalne skupine ovisi o članovima.
Praksa članova formalne skupine upravljana je posebnim pravilima i propisima, koji se obično formuliraju od samog početka grupe. Svi članovi grupe trebaju se pridržavati pravila i smjernica koje određuju grupu.
Štoviše, formalne skupine imaju definiranu strukturu vodstva u kojoj postoji službeni vođa koji osigurava da je grupa u skladu s postizanjem svojih ciljeva, a istodobno primjenjuje pravila među članovima.
Ponašanjem neformalne grupe upravlja se izrazom članova, normi, uvjerenja i vrijednostima koje članovi smatraju dragim. Ne postoji službeni vođa grupe koji bi provodio pravila i propise o nepostojanju, jer članovi rade ono što im je potrebno, umjesto onoga što im se nameće.