Da biste bolje razumjeli razliku između Outlooka i Exchangea, morate znati razliku između klijenta e-pošte i poslužitelja e-pošte. Poslužitelj e-pošte je sustav koji pohranjuje i upravlja poslanim i primljenim porukama putem mreže, obično putem interneta. Zamislite poslužitelja e-pošte kao svog prijateljskog dostavljača iz susjedstva koji prima e-poruke od lokalnih korisnika i preusmjerava ih za isporuku. Poslužitelj pošte šalje i prima e-poštu koristeći standardne protokole e-pošte, kao što su IMAP i POP3 protokoli. Klijent e-pošte koristi se za slanje i primanje e-poruka. Na primjer, webmail je klijent e-pošte koji je instaliran na poslužitelju i funkcionira u gotovo svim web preglednicima. Microsoft Outlook je klijent e-pošte, a Exchange je Microsoft vlastiti poslužitelj e-pošte i poslužitelj kalendara.
Microsoft Outlook je klijent e-pošte koji se koristi za slanje i primanje elektroničkih poruka putem mreže koristeći standardne protokole e-pošte. To je više poput softverskog programa koji je više od obične aplikacije za upravljanje e-poštom; u stvari, dio je Microsoft Office paketa softvera i programa koji vam omogućuju upravljanje e-poštom, kontaktima, adresarima, zadacima, kalendarom i sve to na jednom mjestu. U osnovi je desktop klijent e-pošte instaliran na vašem računalu i uglavnom se koristi za upravljanje e-poštom i osmišljen je da funkcioniše kao neovisni upravitelj osobnih podataka.
Microsoft Exchange je aplikacija poslužitelja e-pošte i poslužitelj za upravljanje osobnim podacima koji radi na Windows Server operativnom sustavu. To je softverski proizvod koji je razvio Microsoft, a dizajniran je za bržu i učinkovitiju e-poštu. Microsoftov vlasnički proizvod sastoji se od klijenta e-pošte Microsoft Outlook i Microsoft Exchange Server koji nudi integrirani sustav za pohranu i upravljanje svim vašim e-porukama, porukama, kontaktima, zadacima i više u centraliziranoj bazi podataka. Microsoft Exchange je također poznat kao Windows Messaging. Jednostavno rečeno, to je softverski program koji se pokreće na poslužitelju i upravlja svim vašim porukama e-pošte.
Microsoft Outlook jedan je od mnogih klijenata za e-poštu koji se koriste za slanje i primanje poruka e-pošte putem mreže, obično interneta. Iako se često koristi kao klijent e-pošte, to je više od samo prijave e-pošte. Dio je Microsoft Office paketa zaštićenih softvera i programa koji olakšavaju upravljanje e-mailovima, kontaktima i kalendarom, pa čak i društvenim mrežama - sve na jednom mjestu. Microsoft Exchange je Microsoftov vlasnički proizvod koji se sastoji od poslužitelja Microsoft Exchange i Microsoft Outlook. To je jednostavno rješenje poslužitelja e-pošte koje je razvio Microsoft.
Oba programa u osnovi rade zajedno, jedan na strani poslužitelja i drugi na strani klijenta. Microsoft Exchange je softverski paket koji djeluje na strani poslužitelja i pruža pozadinski dio centraliziranom sustavu za e-poštu, poruke, kalendare i zadatke. Koristi se za primanje i pohranu poslanih poruka e-pošte. Outlook je, s druge strane, klijent e-pošte za radnu površinu, aplikacija instalirana na vašem računalu koja se koristi za komunikaciju i sinkronizaciju s Exchangeom. Koristi se za dohvaćanje poruka e-pošte s poslužitelja Exchange i za to se obično koristi POP (Post Office Protocol).
Microsoft Exchange učinio je slanje e-pošte bržim i učinkovitijim nego ikad. E-poruke se mogu isporučiti izravno na poslužitelj putem Microsoftovog sustava Exchange. Dizajniran je za centralizaciju vaših poruka e-pošte u jednu integriranu bazu podataka kako bi ih se povremeno moglo sigurnosno kopirati kako bi se izbjegle gubitke vaših email adresa. Microsoft Outlook više je poput upravitelja osobnih podataka koji pruža ne samo pristup Exchange Serveru, već uključuje kalendar, upravitelja kontakata, upravitelja zadataka, pregledavanje web stranica, adresar i još mnogo toga. Sve je to uključeno u Microsoft Office paket softvera i programa zajedno s Excelom, Wordom i PowerPointom.
Microsoft Exchange je smješten na poslužitelju, pa zahtijeva održavanje i nadogradnju, što može biti i previše gnjavaže, što zahtijeva mnogo i frustracije. No, poruke e-pošte čuvaju povjerljivo što ih čini manje ranjivim na sigurnosne prijetnje poput hakera i virusnih napada. Microsoft Outlook, s druge strane, je program za upravljanje e-poštom koji sve vaše e-poruke sinkronizira izravno u kalendar ili kontakte. Također dolazi s integriranom funkcijom pretraživanja koja vam omogućuje pretraživanje određenih ključnih riječi radi filtriranja kroz stotine tisuća poruka e-pošte, kontakata i datuma.
Microsoft Outlooku također se može pristupiti iz web preglednika putem Outlooka na webu - web-klijenta e-pošte. Ranije Outlook Web App, Outlook na webu pruža slično sučelje kao u Microsoftovom Outlooku Office Suite, ali bez potrebe za instaliranjem cijelog softverskog paketa aplikacija. Omogućuje vam pristup e-pošti, kontaktima, kalendarima i zadacima s Microsoftovog servisa Exchange Online sa Microsofta i Microsoftovog poslužitelja Exchange Exchange. Microsoft Exchange Server je poslužiteljska aplikacija koja se mora koristiti zajedno s Windows Server operativnim sustavom.
Iako obje aplikacije rade zajedno, Microsoft Exchange pruža povratni sustav centraliziranom sustavu za e-poštu, poruke, kalendare i zadatke, a Outlook je klijent e-pošte za desktop koji se sinkronizira s poslužiteljem Exchange. Microsoft Outlook dio je Microsoftovog skupa aplikacija koje sadrže e-poruke, upravitelj zadataka, upravitelj kontakata, bilješke, časopis, pregledavanje web stranica i drugo. Microsoft Exchange spada u kategoriju poslužiteljskog softvera i osmišljen je da se koristi isključivo za poslužiteljski operativni sustav kao što je Windows Server. Ukratko, Exchange je rješenje za upravljanje e-poštom koje omogućava korisnicima da imaju vlastiti sustav pošte.