Upravljanje transakcijama i izvještavanje jedan su od najvažnijih aspekata poslovanja. Da bi se to olakšalo, za obradu i snimanje transakcija koriste se različite aplikacije, koje se obično nazivaju aplikacijski softver. Značajke računovodstvenog softvera uključuju potraživanja, dugovanja, plaće i glavnu knjigu, samo nekoliko imena. Jedan od najčešćih računovodstvenih softvera su QuickBooks. Intuit koji je razvio i plasirao na tržište, njegove značajke i proizvodi usmjereni su na pružanje lokalnih računovodstvenih rješenja za male i srednje organizacije. Među njezinim značajkama uključuju se udaljeno izdvajanje plaće i pomoć, internetsko bankarstvo, daljinski pristup, usklađivanje i e-pošta.
Dok koristite QuickBooks, osoba može naići na razne vrste imena kao što su kupci, zaposlenici, pa čak i dobavljači. Sve se to razlikuju u ulozi koju imaju u poslovnom okruženju, kao i načinu na koji su zabilježene i treba ih u skladu s tim razlikovati.
Ovo je osoba koja prodaje uslugu ili proizvod. Mogu se kategorizirati na temelju industrije, zemljopisnog položaja kao i razdoblja u kojem namjeravaju isporučiti proizvod ili uslugu. Kupac koji kasnije služi kao dobavljač treba biti uključen u kupca kao i popis dobavljača za točno izvještavanje. No ime treba označiti ili razlikovati kako bi se izbjeglo miješanje transakcija. Jednostavniji način to je označavanjem korisničkog računa s "C", a račun dobavljača s "V".
Funkciji dobavljača pristupa se pomoću ikone središta prodavatelja.
To su osobe koje plaćaju proizvode ili usluge koje pruža poduzeće i određuju profitabilnost, kao i kontinuitet poslovanja. Stoga tvrtka treba dati prednost zadovoljstvu i zadržavanju klijenata. U QuickBooksima se lako može upravljati popisom kupaca spajanjem, dodavanjem, pa čak i brisanjem nepotrebnih korisničkih stavki.
Korisničkoj funkciji se pristupa pomoću ikone centra za korisnike.
Dobavljač je osoba koja prodaje uslugu ili proizvod. S druge strane, kupac je osoba koja plaća proizvode ili usluge koje pruža tvrtka.
Prodavač ima poslovno-poslovni odnos (B2B) s tvrtkom, dok kupac ima odnos između tvrtke i kupca (B2C) s tvrtkom..
Cilj dobavljača je opskrba robom i uslugama, a ciljevi kupca su kupnja dobara i usluga.
Funkciji dobavljača pristupa se pomoću ikone središta prodavatelja. S druge strane, korisničkoj funkciji pristupa se pomoću ikone korisničkog centra.
Iako su i dobavljači i kupci važne stavke u QuickBooksima, oni se odnose na različite funkcije. Dok je dobavljač osoba koja prodaje uslugu ili proizvod i ima B2B odnos u poslu, kupac je osoba koja plaća proizvode ili usluge koje pruža posao i ima B2C odnos u poslu. Oba su, međutim, važna kada je riječ o financijskom snimanju i izvještavanju.