Životopis i propratno pismo dokumenti su koji se koriste u prijavi za posao ili prilikom prijave za radna mjesta na fakultetima i sveučilištima u različitim dijelovima svijeta. Ova dva dokumenta trebaju se nadopunjavati, jer sadrže povezane podatke. Uprkos sadržavanju povezanih informacija, važno je naglasiti da postoje značajne razlike između dva dokumenta koja bi pojedinci trebali razumjeti.
Životopis je službeni dokument koji sadrži detaljne podatke o pojedincu koji u određenoj organizaciji traži mogućnost zaposlenja. Važno je naglasiti da životopis sadrži detaljne informacije o akademskim podacima i podacima o zaposlenju podnositelja zahtjeva. Štoviše, životopisi sadrže druge osobne podatke, poput hobija i zanimanja, među ostalim kritičnim detaljima.
Propno pismo je službeni dokument koji podnositelj zahtjeva koristi za predstavljanje potencijalnim poslodavcima i obično je priložen u životopisu. Uloga popratnog pisma je sažeti podatke u životopisu, a istovremeno poslodavca uvjeriti da procijeni životopis.
Jedna od glavnih razlika između popratnog pisma i životopisa je broj detalja koji se nalaze u svakom dokumentu. Propratno pismo manje je detaljno, s većinom informacija koje odražavaju ono što se nalazi u životopisu. S druge strane, životopis je puno detaljan sa svim informacijama iz ovog dokumenta u cijelosti razrađenim detaljima i postignućima. Vrijedi napomenuti da popratna pisma sadrže samo pozdrav, uvod, tijelo i zaključak, a istovremeno upućuju čitatelja da dobije detaljne informacije iz životopisa.
Njihova duljina varira, zbog različitih količina detalja u dva dokumenta. Propratno pismo sadrži malo podataka koje su manje detaljne. Stoga stručnjaci za ljudske resurse preporučuju da propratna pisma ne bi smjela prelaziti jednu stranicu. To nije isto za životopise, koji sadrže detaljne podatke o pojedincu. Prosječna duljina životopisa trebala bi biti između dvije do tri stranice. Važno je naglasiti da dugotrajni životopisi mogu obeshrabriti potencijalnog zaposlenika da čita, dok kratki životopisi pokazuju malo pozadina obrazovanja i zaposlenja, što predstavlja negativnu perspektivu prema vama.
Vrijedno je napomenuti da popratna pisma i životopisi sadrže različite informacije koje se poslodavcima šalju na razmatranje. Propratna pisma obično sadrže podatke o nekoj osobi, radnom iskustvu pojedinca, profilu posla i ciljevima karijere osobe. Životopis sadrži značajno različite informacije koje uključuju kontaktne podatke, nastavno znanje, detaljno radno iskustvo, relevantne radne vještine, pripadnosti, hobije i interese među ostalim informacijama koje mogu pozvati ili prikazati pojedinca kao najbolje pogodne za određenu priliku zaposlenja kao u usporedbi s drugim ljudima koji su se zaposlili za isti posao. Uz to, u životopisu su detaljno razrađeni neki podaci sadržani u popratnom pismu.
Još je jedna razlika što svaki dokument ima svoju određenu svrhu, što ukazuje da se dva dokumenta ne mogu zamijeniti, ali nadopunjuju. Svrha propratnog pisma je ukratko predstaviti podnositelja zahtjeva i objasniti njegov interes i podobnost za posao. Štoviše, popratna pisma nadopunjuju životopis i oba su priložena jedno drugome. Životopis služi za pružanje detaljnih informacija o podnositelju zahtjeva poslodavcu u Europi, Bliskom Istoku i Aziji među ostalim zemljama. Međutim, životopis koriste studenti prilikom prijavljivanja za akademske prijeme, mogućnosti obrazovanja i znanstvena ili istraživačka radna mjesta u Sjedinjenim Državama.
Pri pisanju propratnih pisama i životopisa primjenjuju se različiti formati. Propratno pismo slijedi formalni i propisani format koji uključuje naznaku adrese primatelja, adrese, pozdrava, teme, tijela i zaključka pisma. To znači da bi se pojedinci trebali upoznati s načinom pisanja standardnog propratnog pisma, koje je prihvaćeno u različitim dijelovima svijeta. S druge strane, životopisi su izrađeni po mjeri i mogu slijediti oblik u kojem bi pojedinac želio da podsjeća na njihove životopise. Međutim, unatoč različitim metodama i oblicima pisanja životopisa, trebali bi se pojaviti svi potrebni podaci, koji uključuju obrazovnu pozadinu, pozadinu zaposlenja, kontaktne podatke, hobije i interese..
Konačno, propratna pisma i životopisi razlikuju se u tome što postoje tri vrste propratnih pisama, dok postoji samo jedna vrsta životopisa. Jedna kategorija popratnih pisama je prijava koja odgovara na otvaranje posla, istražno pismo koje propituje moguća otvaranja posla u bilo kojoj organizaciji i umrežna pisma koja su osmišljena od strane pojedinaca kako bi zatražila pomoć u traženju posla. Pojedinci će napisati bilo koju kategoriju pisma, ali će je priložiti istom životopisu jer se ne mijenja i nema različitih kategorija životopisa.